影印機是中小企業辦公室中不可或缺的設備。不論是日常列印、掃描、或是對外的正式文件，選擇正確的影印機能大幅提升效率，並有效控制成本。

然而，市場上的選擇眾多，價格差異也大，企業常陷入「到底該租賃還是購買？」、「購買要選哪個規格才合適？」、「租賃的張數怎麼算呢？」的疑問。

本篇將帶您掌握 選購重點、常見問題與實用建議，同時分享中小企業最適合的解決方案。

 

 

 

目錄

 

「員工排隊等影印機、列印報表卡紙、碳粉老是用很快——這些問題，會讓整個部門效率打折。要避免每天小小的麻煩，造成辦公效率不佳！」

 

選購影印機前，一定要看清楚這 5 個規格！

 

 

選購影印機前必看的 5 個關鍵規格

1. 列印速度（PPM）與輸出品質

每次部門要同時列印報表，速度慢＝浪費人力等紙。

「如果影印機速度慢，你會看到一條『等文件產出的長龍』，財務結帳、會議資料全都卡住。」

✅✅建議依照月印量需求 做選擇，例如 2,000 張/月以上就需考慮25張以上/每分鐘機種。

 

推薦機種：

25張/每分鐘：Kyocera TASKalfa 2554ci A3 彩色多功能複合機
30張/每分鐘：Kyocera TASKalfa MZ3200i A3 黑白多功能複合機

40張/每分鐘：Kyocera TASKalfa MZ4000i A3 黑白多功能複合機

 

2. 雙面列印 / 掃描能力

要交會計憑證或標案文件，還得一張一張翻，超浪費時間。

「有雙面掃描的影印機，就像多了一雙手，幫你一次把正反面翻好。」

✅✅選擇有 自動雙面列印 + 雙面掃描，時間成本直接減半。

 

推薦機種：Brother MFC-L5710DN A4 黑白多功能複合機

 

千盛小提醒：
若是小型高單價的商用 A4 機，其實也能用租賃方式（如 Brother 系列），具備列印速度快+雙面掃描 + WiFi 列印，比傳統購買更彈性，對 SOHO 或 10 人內辦公室尤其便利。

 

3. 網路與安全性

多人共用常常印錯、拿到別人的文件，甚至有機敏資料外洩風險。

「有些影印機是『文件自助餐』，誰先站在機器旁，誰就先端走資料。」

✅✅支援 多人帳號管理 / PIN碼列印，確保文件安全。

 

4. 耗材成本

機器便宜，但碳粉、鼓組常換，長期開銷大到嚇人。

「便宜買進，貴貴養機。很多公司最後才發現，一年耗材費比買機器還多。」

✅✅挑選「光鼓/碳粉分離設計」與「高容量碳粉」，才是真的省。

✅✅購買前不能只看機器價格，還要仔細計算耗材價格。

 

5. 維修與保固服務

影印機一旦停機，全公司文件作業停擺。

「影印機壞掉時，就像公司突然『斷電』，每個人都在等它復活。」

✅✅選擇有在地維修據點、原廠認證經銷商，才能快速排除。

 

延伸閱讀： 租影印機 vs 買影印機，哪個比較划算？

 

 

中小企業常見的兩種選擇：租賃 vs 購買

✅租賃：資金壓力小、服務完整、彈性升級。

✅購買：一次性支出，設備自主權高，但後續維護需自行處理。

 

 千盛小提醒：

千盛原廠授權＋在地服務，您一通電話，我們就幫您解決！
在千盛買影印機/印表機，從耗材、維修到升級，遇到問題第一時間找我們就對了！
 

延伸閱讀： 影印機租賃節稅攻略｜中小企業如何聰明節省營業稅負擔

 

 

千盛專業建議：如何做出正確決策？

．若您是 小型公司、總務人力有限、印量不固定 → 建議租賃，降低風險。
 

．若您是 長期穩定印量、內部有維修資源 → 可考慮購買，但需注意耗材管理。
 

．若您是 SOHO 或小團隊 → 租賃一台 商用 A4 機（Brother），就能享有雙面掃描、無線列印的便利，CP 值最高。
 

千盛 30 年服務經驗，協助超過上千家中小企業找到最合適的方案，無論租賃或購買，都能提供完整建議與後續維護支援。

 

 

結論：讓影印機為您的公司加分，而不是麻煩！

 

別等到財務月結才發現機器塞車，或客戶合約因為列印卡住延誤。

挑對影印機，就是讓公司少掉一堆不必要的麻煩！

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